.svg)
- Инструменты для экономии времени в работе
- ЛУЧШЕ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ С СИСТЕМОЙ «КРУЖОК»
- Преимущество установления крайнего срока для поручений
- Запас времени поможет избежать стресса
- Как разделить большую цель на маленькие этапы
- От дороги в 1000 километров до первого шага
- Разбивайте задачу на подзадачи
- Как съесть слона?
- Запись инструкций: как избежать неправильного понимания
- Правильное понимание задачи: Типичные ошибки и как их избежать
- Насчет начала дня с самого большого дела
Инструменты для экономии времени в работе
Возьмите несколько инструментов, которые подходят именно вам, и постепенно начните их внедрять в свою ежедневную работу. Я собрал эти рекомендации из собственного опыта работы офисным лентяем. Следуя принципам тайм-менеджмента вы можете улучшить свою продуктивность и эффективность в работе.
Не стоит пытаться применять все инструменты сразу, лучше начать с небольшого количества и постепенно добавлять новые.
ЛУЧШЕ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ С СИСТЕМОЙ «КРУЖОК»
Если вы ищете новый способ упорядочивания списка дел, то стоит обратить внимание на систему «Кружок». Она легко понятна и имеет несколько удобных функций:
- Пустой кружок — новая задача
- Перечеркнутый кружок одной полоской — задача, к выполнению которой вы уже приступили
- Закрашенный наполовину кружок — задача, выполненная наполовину
- Закрашенный кружок — задача выполнена
- Перечеркнутый накрест кружок — задача отменена, выполнение уже не нужно
- Закрашенный кружочек со стрелкой — задача делегирована коллеге
- Восклицательный знак — задача имеет наивысший приоритет
- Кружочек с точкой в центре — задача, требующая постоянного внимания
Для добавления задачи в список обычным способом просто напротив каждой задачи нарисуйте кружок. Он не обязательно должен иметь высокий приоритет, но вы должны помнить о выполнении этой задачи постоянно. Данная система не претендует на авторство, однако я рекомендую ее для удобного управления своим временем.
Преимущество установления крайнего срока для поручений
Каждое дело требует затрачиваемого на него времени, и часто без установки крайнего срока задача может растягиваться в бесконечность. Установление крайнего срока не только позволяет дать понять окружающим о своей целеустремлённости, но и обязывает соблюдать обязательство перед самим собой. Как замечал известный изобретатель Томас Эдисон, если у него возникала хорошая идея, он вызывал пресс-конференцию, чтобы объявить об этом и обязать себя свершить задуманное. Его прием заключается в публичном анонсе целей, благодаря которому ему приходится придерживаться принятых на себя обязательств. Важно помнить, что установка невыполнимого срока может закончиться неудачей, поэтому лучше избегать подобных случаев.
Запас времени поможет избежать стресса
Составление графика на день является хорошей практикой. Однако, если запланированные дела занимают каждую минуту вашего времени, то неожиданные обстоятельства могут резко разрушить план. Чтобы избежать стресса и не допустить нарушения планов, рекомендуется оставить 20-30 процентов свободного времени для возможных непредвиденных дел.
Это даст вам возможность легко перестроить свой план и не сильно нарушить остальные запланированные дела. Этот трюк также сэкономит ваше время, так как непредвиденные задачи не позволят вам работать эффективно. В итоге, в вашей жизни не будет так много стресса и вы сможете достигать больших результатов.
Как разделить большую цель на маленькие этапы
Чтобы проще выполнять цели и достигать их успеха, необходимо разбить одну большую цель на маленькие этапы. Чем более вы произведете уточнение этапов, тем больше шансов достичь общей цели.
От дороги в 1000 километров до первого шага
Дорога в тысячу километров начинается с первого шага. Попробуйте сформировать одну цель и затем вам будет дан набор из 49 маленьких шагов. Сделайте первый шаг и продолжайте двигаться вперед. Древняя китайская пословица говорит, что каждый путь начинается с первого шага.
Разбивайте задачу на подзадачи
Для разбиения сложных задач на более мелкие планирование может помочь. Рассмотрите модифицированный вариант дерева целей, называемый «солнышко». Установите основную задачу в центре, а от нее идут подзадачи – лучи. Можно также использовать «дерево целей», где главная задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви.
Как съесть слона?
Детская загадка «Как съесть слона?» может помочь осознать принцип разделения сложных задач на более мелкие подзадачи. Ответ прост: по кусочкам!
Крупный итальянский художник XIV века Симоне Мартини говорил, что нужно запланировать 7 шагов, которые необходимо выполнить на пути к цели, и по семь маленьких шажков для каждого из 7 крупных шагов. Разделяйте сложные задачи на маленькие, и опередите каждый кусочек по отдельности.
BrainApps предлагает свой собственный план обучения и цели на ежедневной основе, предоставляя пользователю необходимые инструменты для разделения сложных задач на мелкие подзадачи, помогая вам достигать ваших целей как профессионала и личности.
Запись инструкций: как избежать неправильного понимания
Когда руководитель дает задание, важно понять его правильно. Иначе вы можете потратить много времени на выполнение поручения, а затем увидеть, что работа нуждается в переделке. Это может нанести вред вашей репутации, что плохо сказывается на вашей карьере.
Чтобы избежать такой ситуации, необходимо детально разобрать требования руководителя. Хорошей идеей будет записать все инструкции, чтобы иметь возможность обратиться к ним позже. Кроме того, если что-то остается неясным, лучше всего уточнить это у руководства.
И помните, что лучше потратить дополнительное время на понимание поручения, чем исправлять свои ошибки и тратить время на его переделку.
Правильное понимание задачи: Типичные ошибки и как их избежать
Процесс выполнения задачи зависит от ясного понимания самой задачи. Именно поэтому крайне важно, чтобы и руководитель, и исполнитель увидели результат цели абсолютно одинаково. Важным инструментом для этого является тройная проверка понимания, которая позволяет избежать ошибок при выполнении задачи.
Тройная проверка понимания заключается в следующем: руководитель ставит задачу, подчиненный ее пересказывает, как он ее понял, а затем руководитель подтверждает правильность понимания. Данный прием широко применяется в армии и производстве, где цена ошибки очень высока.
Однако, необходимо понимать, что одни и те же слова разные люди могут воспринимать совершенно по-разному. Это может привести к неправильному выполнению задачи или к неэффективному использованию времени и ресурсов. Поэтому, помимо тройной проверки, рекомендуется уделить время на обсуждение деталей задачи и уточнения ее цели с руководством.
Насчет начала дня с самого большого дела
Какую бы жизненную ситуацию вы не
рассматривали, всегда лучше начинать
с большого и сложного. Если вы не
откладываете неприятные дела на потом,
то к концу дня они не будут висеть над
вами, словно дамоклов меч. Несколько
простых правил могут сделать это
возможным.
Когда я был ребенком, мне давали наставления
в секции каратэ, которые помогли мне и в
последующих делах: всегда начинайте с
главного, если вы не хотите, чтобы группа
хулиганов доводила вас до драки. Автор
этих слов не важен, но то, что он говорит,
да.
Некоторые из нас любят откладывать то,
что нужно сделать, но это необходимо
изменить. Начинайте свой день с
большого и сложного дела, когда у вас
есть наибольшая энергия и сосредоточенность.
Это даст вам уверенность в том, что самая
сложная задача уже выполнена и у вас есть
время на более легкие задачи.
Помните, что выполнение трудной задачи
дает вам больше уверенности в том, что вы
способны на большее. Не ждите, пока эта
задача сами за себя решится, и не бойтесь
сделать первый шаг. Это поможет вам
избежать стресса и даст вам возможность
понимать, что вы способны на то, что некоторые
рассматривают как невозможное.
бесплатно
100+ тренажеров для мозга
Нет рекламы
