Ошибки планирования: как избежать задержек в работе
Ошибки планирования могут значительно повлиять на успех любого дела. Это когнитивное искажение, которое в какой-то мере затрагивает практически всех людей. Ошибка заключается в избыточном оптимизме в оценке времени и сил, необходимых для выполнения конкретной задачи.
Хотя задачу планируют выполнить за конкретное время, на деле рабочий процесс занимает больше времени. Таким образом, планирование может привести к задержкам в работе. А когда задержки происходят, это требует перестройки графика, что может обернуться множеством негативных последствий.
Необходимые действия для избежания ошибок планирования:
- Создать достаточно реалистичный список дел, учитывая время, необходимое для их выполнения, и наличие факторов, которые могут задержать работу.
- Приступать к наиболее сложных и ответственных задачам первым делом, когда повышена энергия и концентрация. Простые дела оставить на потом.
- Выбрать наиболее рациональную стратегию, которая состоит в том, чтобы каждый день приближаться к конечной цели, даже если это происходит медленно.
- Создание резерва времени на работу: планировать 25 % больше времени, чем на самом деле займет задача. Этот резерв времени поможет избежать задержек и даст возможность справиться с непредвиденными задачами.
Итак, для того, чтобы избежать ошибок планирования, необходимо ориентироваться на реальное время, создавать достаточно реалистичные планы, используя рациональные стратегии и создавая резерв времени, который поможет предотвратить задержки и непредвиденные обстоятельства.
Как избежать ошибок в планировании своих задач?
При планировании личных задач мы часто ошибаемся в оценке необходимого времени на их выполнение. Даже учет прошлого опыта не всегда помогает избежать ошибки планирования. Однако, существуют определенные эксперименты, которые помогают узнать себя и научиться планировать время более эффективно.
Исследование проведенное среди студентов показало, что только 30% из них могут точно оценить, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Этот процент может быть еще меньше в реальной жизни, когда у нас много задач и мы часто отвлекаемся на посторонние дела.
Помимо индивидуальной ошибки планирования, существует также и коллективное искажение, которое возникает при выполнении групповых заданий, как это было доказано исследованиями. Коллективы также подвержены ошибке планирования.
Чтобы избежать ошибок в планировании своих задач, необходимо четко определить объем работы, который нужно выполнить. Список задач можно разбить на более мелкие компоненты. Кроме того, при планировании необходимо учитывать факторы, которые могут повлиять на время выполнения задачи, например, неожиданные обстоятельства или затруднения.
Исследование, проведенное в Канаде, показало, что налогоплательщики часто совершают ошибку планирования, откладывая отправку налоговых деклараций на более поздний срок, чем предполагали. Это приводит к исправлениям в будущем и, как следствие, к дополнительным затратам своего времени и денег. Поэтому, лучше не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня.
Когнитивное искажение при планировании: возможные объяснения
Почти каждый из нас сталкивается с ситуацией, когда задача, которую мы хотим выполнить, занимает больше времени, чем предполагалось. Одним из объяснений этого явления является когнитивное искажение при планировании. Ниже рассмотрены наиболее распространенные объяснения этого явления.
1. Недостаточное использование опыта решения подобных задач. Данный фактор был выделен Канеманом и Тверским, которые утверждают, что люди часто не используют полностью опыт решения подобных задач. Вместо этого мы можем намеренно или нет переносить наш опыт решения подобных задач на новую, порой несходную с прошлыми, и предсказывать время выполнения задачи на основе этого опыта.
2. Желание выдавать желаемое за действительное. Люди хотят убедить самих себя, что они смогут выполнить поставленную задачу быстрее, чем это реально возможно. Канеман и Тверской называют этот феномен «выделением точки зрения планирования», когда мы сознательно или бессознательно игнорируем факторы, мешающие выполнению задачи, и настойчиво верим, что наш план будет реализован именно так, как мы этого хотим.
3. Неправильное запоминание времени расходованного на прошлые задачи. Люди могут неправильно воспринимать и запоминать время, которое они затрачивали на выполнение аналогичных задач в прошлом. Этот фактор, также выделяемый Канеманом и Тверским, приводит к неверным предсказаниям времени, необходимого для выполнения задачи.
4. Основанное на казуальной атрибуции объяснение. Существует феномен казуальной атрибуции, который заключается в том, что мы часто связываем причину нашего поведения с внешними обстоятельствами, а не с нашим личным опытом и качествами. Это может привести к тому, что мы будем убеждены, что в прошлом нам не удалось выполнить задачу быстро из-за внешней обстановки, а не из-за наших внутренних качеств и ошибок. В результате мы можем сделать неправильный вывод о нашей способности выполнить аналогичную задачу в будущем.
5. Ожидание быстрого выполнения задачи. Наконец, люди могут считать, что в прошлом не удалось выполнить задачу быстрее из-за ограниченного времени, но в этот раз мы располагаем большим количеством свободного времени, что позволит нам выполнить задачу быстрее. Это объяснение также основано на недостаточной оценке времени, необходимого для выполнения задачи, а может привести к неверным прогнозам.
Расширение определения ошибки планирования
Многие из нас регулярно сталкиваются с ошибками планирования. Но что на самом деле означает это понятие? Согласно предложению экономистов Канемана и Ловалло, ошибка планирования должна включать не только неправильные расчеты по времени выполнения задачи, но также и недооценку затрат и рисков.
На практике это означает, что ошибка планирования может привести к существенным финансовым и временным потерям для организации.
Ошибка планирования происходит из-за неправильной оценки количества всех ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Когда возникает нехватка ресурсов, задача может выйти за рамки установленного бюджета, сроков или даже окажется невыполнимой.
Одним из примеров ошибки планирования является строительство Сиднейского Оперного театра в Австралии.
При проектировании театра никто не предполагал, что это затратит и так много времени и денег. Эта задача отняла значительно больше времени и затрат, чем предполагалось на начальной стадии.
Проект был запущен в 1956 году и планировалось, что строительство завершится в 1963 году. Однако театр был открыт только через 10 лет. Стоимость строительства Сиднейского Оперного театра оказалась не в 7 миллионов долларов, как предполагалось, а в 102 миллиона долларов. Отклонение стоимости от планируемой составило 14,5 раза.
Этот пример демонстрирует важность тщательной оценки затрат и ресурсов перед началом проекта. Он также показывает, как недооценка затрат может повредить организации, вызвав финансовые потери и задержку в выполнении проекта.
Правильное планирование задач: как избежать ошибок и достичь поставленных целей
Планирование задач — это один из важных этапов достижения поставленной цели. Однако, не все задачи можно выполнить без ошибок и препятствий. Это особенно верно, если вы планируете можно большие и сложные задачи.
1. Правильный анализ предыдущего опыта поможет избежать ошибок при планировании задач. Нужно понимать, что вы уже делали, что работает и что не работает, и основываясь на этом, сделать выводы и оформить новый план задач.
2. Необходимо учитывать возможные препятствия при планировании задач. Очень редко задачу можно выполнить без каких-то трудностей, поэтому важно заранее предусмотреть все возможные препятствия и скорректировать свой план в соответствии с этим.
3. Следует отслеживать время на выполнение задач и знать, сколько времени уходит на каждую из них. Это поможет более точно оценить необходимый срок выполнения задачи и спланировать свой рабочий день.
4. Составление плана реализации задачи помогает смотреть на нее более реалистично и стимулирует к действию. Когда вы записываете задачу и детализируете ее, вы уже начинаете работать над ее выполнением, так как в голове происходит более четкое представление об этом.
5. Разделение большой задачи на части помогает точнее прогнозировать необходимое время на выполнение. Многие большие задачи можно разделить на несколько более мелких, и выполнить их поэтапно.
6. Правильное планирование способствует успешному достижению поставленных целей. Помните, что планируя свои задачи, вы не только экономите свое время, но и улучшаете свой уровень продуктивности и эффективности.
бесплатно
100+ тренажеров для мозга
Нет рекламы
