Повышаем эффективность: 21 лучшая техника тайм-менеджмента (часть 2) для успешной карьеры и жизни

Эффективный тайм-менеджмент: дополнительные методы

Современный человек постоянно испытывает нехватку времени — дела накапливаются, а сутки все так же состоят из 24 часов. В предыдущей части статьи мы рассмотрели несколько методов тайм-менеджмента, которые помогают нам рационально распоряжаться временем. В этой части мы познакомимся с еще 5 методами, которые помогут найти несколько часов свободного времени в день.

1. To-Don’t: важно уметь отказываться от задач, которые нам не нужны. Для этого нужно не только определить, что не попадает в нашу сферу ответственности, но и избавиться от дел, которые не приносят результата.
2. Автоматизация: использование автоматических вычислительных систем может значительно сократить время, затраченное на решение повторяющихся задач. Не забывайте также о возможности использовать шаблоны, уже ранее разработанные программы и т.д.
3. Делегирование: если у вас есть возможность делегировать исполнение некоторых задач другим людям, не стесняйтесь этого делать.
4. Избавление от перфекционизма: желание делать все идеально отнимает много времени, которое можно использовать для других целей. Цель не в том, чтобы делать все идеально, а в том, чтобы результат был достаточно хорошим и удовлетворял вашим требованиям.
5. Объединение сходных задач: похожие друг на друга задачи могут быть объединены, тем самым сократив общее время на их выполнение.

Как правильно говорить «нет» и достигать целей

Мы все хотим жить яркую и насыщенную жизнь, брать от нее все, что можно и говорить «да» на все возможные предложения. Но это не всегда правильно. Все мы имеем свои цели, мечты и желания, которых мы хотим достичь, и чтобы достичь определенного уровня успеха, мы должны научиться правильно говорить «нет».

Необходимо понимать, что каждый «да» на какой-то запрос — это отрицание других вариантов, и это может привести к отдалению от наших целей и потере сфокусированности. Поэтому вместо того, чтобы делать все, что от нас ожидают, мы должны делать только то, что поможет нам приблизиться к своим целям и отказываться от этих вещей, которые нас распыляют.

Сегодняшний мир постоянно охвачен бесконечным потоком запросов и предложений, поэтому умение правильно выбирать, на что соглашаться, является немаловажным. Время — это наш ограниченный ресурс, и мы должны уметь правильно им распоряжаться.

Уоррен Баффет предложил принцип, который позволяет нам установить границы и сосредоточится на достижении своих целей. Этот принцип состоит из двух этапов:

1. Запишите 25 главных карьерных целей, которые вы хотите достигнуть.

2. Выберите 5 самых важных целей и откажитесь от всех остальных, говоря «нет» всем, что не поможет в достижении этих 5 целей.

Более того, Баффет советует сохранять список всех отклоненных запросов и постоянно отслеживать, помогают ли эти «нет» достичь самых главных целей.

В итоге, чтобы достигнуть своих целей, нужно научиться правильно говорить «нет» и делать только то, что приближает к успеху.

Как использовать свободное время полезно

Кажется что в нашей жизни нет времени на больше дел, однако на самом деле у людей есть много свободного времени, которое уходит впустую. Мы стоим в очередях, ждем в залах ожидания, ездим на работу или в учебное заведение. И все это время зря потрачено, особенно когда вы начинаете учитывать количество таких перерывов в день.

Резерв времени, который мы тратим на эти мелочи составляет 1-3 часа в день, что является значительной долей дня. Как использовать это свободное время полезно? Вы можете занять его делами, которые вы бы отложили в другое время.

Вот несколько идей:

• Читайте книги или статьи по вашей специальности. Это поможет вам развить необходимые знания и навыки и поможет вам в карьере;


• Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами. Это способствует вашей продуктивности и помогает вам в достижении более эффективных результатов;


• Составляйте планы на день/неделю/месяц. Планирование — ключ к успеху, поэтому используйте это свободное время, чтобы продумать и запланировать будущее;


• Слушайте подкасты. Это великолепный способ узнать что-то новое и обогатить свой опыт;


• Учите слова иностранного языка. Чем больше у вас знаний, тем проще вы найдете себе работу или сможете продвинуться по карьерной лестнице;


• Просто прогуляйтесь и отдохните. Тишина и спокойствие могут серьезно помочь в работе и в конце концов принесут вам успех.

Как автоматизировать решения, чтобы сохранить силы и снизить нагрузку на мозг

В нашей жизни слишком много решений, которые мы принимаем ежедневно, часто не задумываясь. Мы просыпаемся каждый день и, например, решаем, что надеть и что приготовить на завтрак. Такие решения кажутся тривиальными, но когда их слишком много, они начинают перегружать наш мозг и отнимать силу воли. В такой ситуации автоматизировать решения может быть решением проблемы.

Автоматизация решений позволяет снизить когнитивную нагрузку и не полагаться на самодисциплину. Когда вы автоматизируете решения, вы принимаете решение однажды и затем следуете установленному алгоритму, изменяя его лишь при необходимости. Это освобождает ваш мозг от необходимости выбирать, и позволяет ему сконцентрироваться на более важных задачах.

Примеры решений, которые можно автоматизировать, включают перевод денег на сберегательный счет, выбор нарядов на неделю, использование сервисов доставки еды, стандартизация типичных ежедневных блюд и составление плана питания на неделю. Давайте рассмотрим несколько конкретных способов автоматизации.

Как фокусироваться на задаче и увеличить производительность работы

Мы начинаем день с целым списком дел, которые возможно нужно выполнить. Однако, чаще всего, мы не можем сфокусироваться на одной задаче и решаем несколько выполнить все сразу. Это в корне ложная политика, поскольку наш мозг не предназначен для такого типа активности, и мы только тратим все свои силы не на что-то конкретное, а на несколько мелких вещей. Так что же нам делать?

Если у вас не получается сконцентрироваться на текущей задаче, то попробуйте избавиться от всех отвлекающих факторов, которые могут рассеивать ваше внимание. Техника Помодоро может стать отличной поддержкой в этом деле. Она заключается в следующем: установите таймер на 25 минут, и за это время посвящайте свое внимание только одной задаче. Такой метод помогает сделать работу более управляемой и помогает сосредоточиться на конкретной задаче.

25 минут – это оптимальное время для фокусирования на одной задаче для мозга. Переключение между делами может иметь разрушительное воздействие на работу и производительность, особенно если дело касается того, что требует внимательного рассмотрения и вдумчивого подхода.

Если вас интересует эта техника, то вы можете воспользоваться бесплатными сервисами, которые уже адаптировали таймеры под технику Помодоро. Например, таймер Pomodoro Tracker и многие другие.

Попробуйте BrainApps бесплатно

Начать занятия

Как разбить большую задачу на маленькие этапы и не уставать

Выполнение больших задач может быть утомительным и даже депрессивным. Это часто приводит к прокрастинации и недостатку продуктивности. Но есть способ разбить большую задачу на множество маленьких этапов, которые, выполняя каждый в отдельности, приведут вас к решению целой проблемы.

Согласно исследованиям, разбитие проекта на множество маленьких этапов и установление конкретных сроков выполнения каждого из них позволяет более эффективно использовать время и продвигаться к выполнению большой задачи.

Перед тем, как приступить к выполнению, вы должны разбить задачу на небольшие этапы. Каждый из них должен быть реалистичным и выполнимым в течение часа. Выделите подзадачи и составьте план, где каждый шаг будет ясно определен.

После того, как вы завершите каждый этап, отметьте его как выполненный. Избегайте перехода к новому этапу, не закончив предыдущий. Не беспокойтесь, это процесс, который требует терпения и упорства.

Наконец, важно понимать, что выполнение всех мелких задач может занять значительно больше времени, чем вы ожидаете. Проследите за своей энергией и объемом работы каждый день. Не забывайте отдыхать и сохранять баланс между работой и личной жизнью. Однако, будучи последовательными и терпеливыми, вы, наконец, выполните свой проект и достигнете своей цели.

Невероятно, но правда — можно поесть слона по кусочкам, ведь только так вы добьетесь своей цели!

Как использовать календарь дел для повышения продуктивности

Хорошо организованный календарь дел — это не только место, где вы можете записывать то, что должны сделать, но и когда и где вы должны это сделать.

Записывая задачи в заранее подготовленный календарь, вы можете избежать того, что они останутся только в списке «сделать». Это поможет избежать забывания об этих задачах.

Кроме того, в календаре должны быть отведены место и время не только для рутиных дел, но и для форс-мажоров, которые могут возникнуть в любое время, оставляя время на непредвиденные события. Это поможет вам избежать чувства, что слишком много дел, и сможете подготовиться к непредвиденным обстоятельствам.

Календарь не должен быть перегруженным. Также обязательно оставлять время на себя. В идеале, 20% календарного времени должно оставаться пустым, чтобы у вас было время как для релаксации, так и для решения возможных проблем.

Перфекционизм – препятствие на пути к саморазвитию

Стремление к идеальному результату – это полезное качество, но перфекционизм может выступать в роли серьезного препятствия на пути к саморазвитию.

В первую очередь, перфекционизм зачастую приводит к бесконечному циклу попыток. Неважно, насколько хорошо выполнена задача – всегда найдется что-то, что можно улучшить. Большинство перфекционистов не остановятся, пока не добьются идеального результата.

Кроме того, перфекционизм скрывает страх и заставляет углубляться в детали. Сильное желание достичь совершенства может заставить забыть о конечной цели. Продумывая каждую мелочь, человек теряет общую картину и не может двигаться дальше.

Следующее последствие перфекционизма – это задержка выполнения задачи в срок. Когда все должно быть идеально, времени всегда кажется недостаточно. Люди с тягой к совершенству могут затянуть выполнение задачи, в итоге не успевая получить желаемый результат.

Вместо идеального, человек должен стремиться делать вещи достаточно хорошо, чтобы они работали, и улучшать их по мере необходимости. Непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства, как говорил Марк Твен.

Короче говоря, перфекционизм мешает саморазвитию, так как заставляет зацикливаться на мелочах, не дает двигаться вперед и может вызвать ложное чувство завершения задачи. Не ищите идеальный результат – достаточно сделать все хорошо и браться за улучшение в дальнейшем.

Как создание To-Don’t List может повысить вашу производительность

Хотели бы вы начать свой день, зная, что сделаете главное с самого утра? Хотели бы вы иметь четкий план действий для достижения своих целей? Иногда, чтобы узнать, что именно вы должны делать, вам нужно определить, что вы не должны делать.

В математике есть метод инверсии, который позволяет начать с результатов и вычислить исходные данные. Применение этого метода в тайм-менеджменте предполагает рассмотрение проблемы с другой стороны. Вместо того, чтобы задумываться над тем, что вы должны делать, задайте себе вопрос: что мешает достижению моих целей?

Для повышения производительности нужно понять, что нужно исключить. Одним из способов достижения этой цели является создание списка To-Don’t List. В этот список следует включить все те вещи, которые не следует делать, чтобы достичь поставленных целей.

Зачем нужен список To-Don’t List? Примеры включения пунктов в такой список могут быть следующими:

1. Не заходить в социальные сети с утра


2. Не назначать утренние встречи


3. Не пить кофе после обеда


4. Не говорить «да», когда не уверен в выполнении задания


5. Не соглашаться на встречи без четкой повестки дня

Список To-Don’t List может быть более конкретным, например, определение проектов, которые не будут приниматься, чтобы свободное время не было отбираться у основной деятельности. Инверсия работает потому, что то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать. Список To-Don’t List позволяет сфокусироваться на том, что действительно важно и сделать быстрый прорыв в достижении поставленных целей.

Пакетирование задач: как управлять временем в более эффективном режиме

Многие люди часто сталкиваются с проблемой нехватки времени в своей повседневной жизни и работе, когда общее количество задач за день кажется непреодолимым. Один из методов управления временем, который может помочь в этой ситуации — это пакетирование задач.

Основная идея этой техники заключается в том, что группа сходных действий может быть выполнена более эффективно, если они объединены в один пакет и выполняются все одновременно. Подобная организация работы позволяет сократить время запуска, увеличить продуктивность и концентрацию во время выполнения задач.

Для определения, какие задачи можно объединить, необходимо взглянуть на список дел на неделю, просмотреть его и выделить группы похожих задач. Задачи, которые могут быть объединены в один пакет, такие как написание нескольких постов для блога, ответы на письма и звонки, закупки продуктов и выполнение бытовых задач в один день, могут быть заметны.

Чтобы работать с пакетами задач более быстро и продуктивно, может помочь техника Помодоро. Она заключается в том, чтобы работать над сходными задачами в течение определенного периода времени, например 25 минут, выделяя время на перерыв между задачами.

Таким образом, вы можете значительно улучшить свою эффективность и продуктивность, пакетируя сходные задачи, используя технику Помодоро для более быстрой обработки пакетов.

Как маленькие перерывы могут повысить продуктивность

Современный мир, где мы находимся, заставляет нас оставаться на связи 24/7. Мы часто работаем в выходные над сложными проектами и обещаем себе, что наконец-то отдохнем, когда закончим. К сожалению, это не всегда происходит, и начинается новый рабочий день со свежей порцией задач.

Однако именно наше тело и ум нуждаются в маленьких перерывах в течение рабочего дня, чтобы поддерживать мотивацию, концентрацию и высокую продуктивность. Техника «Помодоро» является примером, когда через несколько циклов работы становится трудно продолжать работать из-за усталости и падения результативности.

Вместо того, чтобы продолжать работать, необходимо делать перерывы минут на 10-15 и отдыхать активно, хотя бы просто пройтись. Это позволит нашим глазам и мышцам отдохнуть и восстановиться. Важно также отдыхать хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Это не сожмет нашу рабочую производительность, наоборот, мы станем более эффективными в работе благодаря восстановленному телу и уму.

Как достигать поставленных целей: основные идеи

Достижение поставленных целей – задача, требующая большой силы воли, настойчивости и продуктивности. Но что делать, когда в жизни бывают периоды вынужденного безделья и сложности? Одним из способов является использование этого времени продуктивно.

Прежде всего, необходимо научиться отказываться от всего, что не помогает в достижении целей. Следующим шагом может стать использование порожденного в результате вынужденного безделья времени для выполнения мелких задач, таких как изучение иностранного языка или других навыков, помогающих в работе.

Для более квалифицированной работы может пригодиться автоматизация процесса принятия решений и работа на автопилоте. Это позволит экономить силу воли, что в свою очередь может ускорить процесс достижения целей.

Важно научиться не просто работать продуктивно, но и делать это монозадачно, разбивать большие цели на более мелкие и присваивать конкретные даты выполнения дел в календаре. При этом не стоит забывать о том, что трудиться нужно не на высшем уровне, а на очень хорошем.

Для тех, кому сложно сосредоточиться на задачах, может помочь в создании списка не-дел. Этот список составляется из задач, которые нельзя выполнить, но они по-прежнему являются важными.

Сходные задачи можно объединять и выполнять вместе – это значительно ускоряет процесс и улучшает результат. Но не стоит забывать о том, что отдых является неотъемлемой частью процесса саморазвития.

Следуя этим простым советам, вы сможете достигать любых целей, несмотря на трудности и препятствия на пути к ним.

Попробуйте BrainApps
бесплатно

59 развивающих курсов
100+ тренажеров для мозга
Нет рекламы

Начать занятия